Оформление исполнительной документации
в программе на базе MS Access 2016
Преамбула.
Все началось с того что в конце 2021 года решил я поменять свое место работы, ну что же психологи утверждают, что оптимальный срок работы на одного работодателя составляет 6-8 лет, мой же к тому времени превышал уже почти вдвое. Тут еще так случилось, изучив мое резюме через общеизвестный ресурс некий работодатель - генподрядчик в строительной сфере пригласил прям сразу на работу в отдел ПТО минуя собеседование. С одной стороны, сфера моей деятельности была ремонт оборудования на промышленных предприятиях, с другой как бы мягко сказать по образованию я не строитель. Ну сразу скажу, если есть за плечами богатый опыт работы с конструкторской и технической документацией, то перестроится с одной сферы в другую не так уж будет и сложно.
Стройка, на которую я попал оказалась грандиозной по масштабу строительства, с нуля в чистом поле. Через месяц строительства, служба заказчика предупредила, никаких подписанных актов выполненных работ без исполнительной документации, оформленной в надлежащем виде, вы дорогие друзья строители не получите, что в принципе и логично.
Ну тут в принципе все просто, берем шаблон excel акта освидетельствования скрытых работ, начинаем загонять туда информацию, печатаем, комплектуем, подписываем с нашей стороны и несем заказчику. Но не все так просто как оказалось. Стройка новая, каждый куратор хочет видеть что-то свое в акте, плюсом оказалось «вчера» в подписантах были одни фамилии, «сегодня» заказчик хочет других и т.д. В итоге первые 160 актов были в мусорном ведре четыре раза. Очередной раз делать исправления в каждом акте вручную, потом выводить его на печать было очень печальной задачей. Так как опыт работы в MS Access был у меня давно, мысль создания документации с помощью некого инструмента появилась с момента первого открытия шаблона акта, тем более на прошлых работах у меня были проекты по серьезнее чем этот. Начались мысли, а что будет если актов будет тысяча или больше? Как потом быстро найти нужный документ? Как в конце концов разобраться, что закрыто и сдано заказчику, а что нет? Сразу в голове закрутился проект будущей задачи, а что если сделать инструмент, который бы выводил информацию не только в виде актов скрытых работ? В принципе, в течение года работы и модернизации программы так и получилось.
Появились объекты и проекты:
Появились элементы проекта и возможность заполнения общего журнала работ:
Сам акт можно формировать по шаблону часто использованных названий документов, с возможностью расширения справочника терминов, материалы заводить в акт из описания проектной документации при начальном заведении проекта в программу, при этом даты по умолчанию заносятся из записи журнала, нумерация документа проставляется полуавтоматическом режиме:
После заполнения необходимых полей, документ можно не смотреть, сразу отправить на принтер в нужном количестве экземпляров, в дальнейшем появилась возможность групповой печати документов по признакам.
Еще позже появилась возможность виртуально «списывать» материалы для определения хода строительства по проекту, ориентируясь по общему журналу работ:
и выводить отчет
Если подписанты акта достаточно часто меняются со стороны строительной организации, при формировании акта алгоритм автоматически расставит их в соответствии с датами действий полномочий:
При передаче актов скрытых работ, реестр приема – передачи документации формируется исходя из дат печати или просмотра документов за определенный период:
Акты ответственных конструкций формируются на основе актов скрытых работ, даты и другая информация о приложениях заполняются автоматически:
Ну и в качестве бонуса, вывод отчета для руководства о том, как же продвигается сдача исполнительной документации:
Расширенный вид по проектам с возможностью экспорта в шаблон excel с отправкой по электронной почте через Outlook:
Все что нужно для использования программы - MS Access 2016 входящий в состав MS Office 365 или MS Office профессиональный.
Стоимость программы 500 рублей.
Автор: Черноусов Андрей Васильевич
Заявки на приобретение и вопросы направлять по почте rifbbs@inbox.ru
|